Alt du skal vide om kørselsgodtgørelse, en elektronisk kørebog og skat
Det kan give rigtig god mening at du lader dine medarbejdere bruge deres private bil til kørsel i forbindelse med arbejde – de får et skattefrit fradrag og du slipper for at skulle stille biler til rådighed. Især ved sæsonarbejde eller hvor bilen står stille visse dage om ugen kan det være en særdeles god løsning at du ikke skal investere i en firmabil. Men Skat skal bruge alle oplysninger om kørsel på arbejdspladsen og du skal bekræfte, at det er den korrekte kørselsgodtgørelse der bliver oplyst.
En elektronisk kørebog kan være lidt af en ’livredder’ når det kommer til at slippe for papirarbejdet i forbindelse med kørsel. Den opfylder automatisk alle dokumentationskrav fra Skattestyrelsen og udgiften til en digital kørebog er meget hurtigt tjent ind.
Det er nemlig ikke nok at oplyse datoen og antallet af kilometer når du indberetter kørselsgodtgørelse. En korrekt udfyldt kørebog skal kunne dobbeltcheckes og valideres, dvs. du skal kunne bevise at din medarbejder har kørt et ærinde for din virksomhed og at både tidspunkt, rute og delstop stemmer.
En digital kørebog gør livet lettere når du skal registrere kørselsgodtgørelse for dine medarbejdere
Hvis du vælger at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til dine medarbejdere fordi de bruger deres private bil til at kører i ’erhvervsmæssigt øjemed’ er det dit ansvar at kontrollere at antallet af kilometer stemmer.
Der er ikke noget krav om at du eller dine medarbejdere skal have en elektronisk kørebog – faktisk kan du hente en fin pdf-fil på Skats hjemmeside du kan tage udgangspunkt i. Men ifølge Skattestyrelsen skal de ansatte, der kører for virksomheden, registrere alle ture, der foregår med bilen. Det skal foregå i detaljer og du skal både godkende og kan blive stillet til ansvar for registreringen.
Dvs. du skal skrive ned hvornår bilen er brugt i forbindelse med erhverv og hvilke ture der foretages. Du kan selvfølgelig klare det hele med papir og kuglepen. Men en digital kørebog letter meget af det daglige arbejde, både for dine ansatte og for dig.
Ved at koble en elektronisk kørselsbog på bilen kan du registrere al kørsel automatisk. Når vi skriver bog, så er det nemlig ikke en fysisk bog men et stykke software der registrerer via GPS hvor bilen har kørt. Kørebogen kan også suppleres med f.eks. notater og rejseregninger, der kan fungere som bevis, når du bliver bedt om at attestere de oplysninger, som Skattestyrelsen efterspørger.
Du kan læse mere om satser for kørselsgodtgørelse og hvilke der er skattepligtige eller skattefrie på Skats hjemmeside.
Hvilke informationer kræver Skat i din elektroniske kørebog?
Så hvad skal en kørebog så indeholde af informationer for at den er så nøjagtig som mulig?
Der er ingen specifikke krav til hvordan du dokumenterer en bils kørsel. Skat er, som myndighed, reelt set kun interesset i, at oplysningerne i kørselsgodtgørelserne er korrekte og at de hurtigt kan læse de oplysninger, der efterspørges.
Dog bør en (elektronisk) kørebog naturligvis følge de offentlige retningslinjer der er nødvendige. Skat skriver på sin hjemmeside, at de kræver følgende oplysninger oplyst samt at de synligt er kontrolleret af arbejdsgiveren:
- Virksomhedens navn, adresse og CVR nummer
- Medarbejderens navn, adresse og CPR nummer
- Kørslens erhvervsmæssige formål
- Kørslens mål og evt. delmål
Derudover skal din kørselsrafregning indeholde følgende oplysninger:
- Dato
- Antal kilometer
- Sats pr. km i kroner
- Bilens registreringsnummer
- Årets samlede kørsel (hvis optælling sker på papir overføres det fra gang til gang)
- Periodens kørsel delt mellem hvor mange kilometer der er kørt under 20.000 og hvor mange der er kørt over 20.000 km
- Hvornår den skattefri kørselsgodtgørelse er udarbejdet
- Hvornår udregningen på kørsel er godkendt
- Og hvem der har efterregnet/kontrolleret kørselsberegningen.
Hvilken fordel giver en elektronisk kørebog?
En elektronisk kørebog sparer dig først og fremmest for tid!
Din medarbejdere skal registrere al erhvervsmæssig kørsel og du skal kontrollere det du oplyser er korrekt – og begge dele er omstændigt arbejde. Du er, som arbejdsgiver, ansvarlig for at de korrekte antal kilometer og alle oplysningerne ovenfor er oplyst.
Derfor kan det være en rigtig god hjælp at investere i en digital version af en kørebog.
En elektronisk kørebog findes groft sagt i to versioner: Som en app eller monteret på bilen.
En app fungerer ved at den åbnes når turen begynder og afsluttes når turen er afsluttet. Det er smart men på travle dage og hvor der er mange delstop undervejs, kan chaufføren komme til at glemme at slå den til og fra – så er du jo lige vidt… så skal der rettes til manuelt.
Den anden version af en digital kørebog er en lille smart elektronisk enhed, der er monteret i bilen. Enheden installeres enten i bilens diagnostiske stik, i cigarettænderen eller på bilens batteri. Her sidder tænder og slukker den selv når bilen tændes og slukkes.
Når biles tændes registrerer en GPS enhed hvor bilen er, og hvor den kører til. Chaufføren behøver altså ikke gøre noget og kørslen overføres automatisk til en hjemmeside hvor der på ingen tid kan sorteres mellem privat og erhvervsmæssig kørsel. Og det koster bare 79 kroner per måned ekskl. Moms!
Læs mere om vores smarte elektroniske kørebog der hjælper dig med at registrere kørsel digitalt, så du sparer tid og Skat får alle de oplysninger de skal bruge.
